【2024年版】事務長代行のおすすめサービスとは？選び方を徹底解説！

多くの企業や医療機関では、事務長の役割が重要である一方、常に適任者を雇用するのは難しいと感じているところも少なくありません。
そんな中、必要な時だけ利用できる「事務長代行」というサービスが注目を集めています。

では、事務長代行とは具体的にどのようなサービスで、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか？

本記事では、事務長代行について以下の点を中心に詳しく解説します。

• 事務長代行とは？
• 事務長代行サービスのおすすめはレンタル事務長さん！
• 事務長代行サービスのメリット・デメリット

事務長代行サービスにご興味のある方はご参考いただけますと幸いです。
ぜひ最後までお読みください。

事務長代行とは？

事務長代行サービスは、クリニックや病院の運営に必要な事務長業務を外部の専門家に委託することで、業務効率を高めるためのサービスです。
診療だけでなく、事務作業や経営管理も発生するため、院長やスタッフにとっては業務負担が増えがちです。

事務長代行を利用することで、医療従事者が本来の業務に集中でき、経営リソースの最適化を図ることが可能です。
中小規模のクリニックでは、専任の事務長を採用するコストやリスクを軽減でき、柔軟なサポートが求められています。

また事務長を採用するよりもコスト面などでもメリットが多い場合も多く、最近需要が大きく高まっております。

事務長代行の具体的な業務内容

事務長代行は、医療機関の運営を円滑に進めるための様々な業務を担います。
経営サポートでは、院長に代わり組織の体制を整え、設備投資や経営戦略の立案を支援します。

また、採用や人事、労務管理も行い、求人の管理や面接、入退職の手続きなども代行します。
これにより、院長や医療スタッフの負担を大幅に軽減し、経営を効率的に進められます。

さらに、総務・経理業務では資金管理や診療データの集計を行い、広報や集客業務ではSNS運用や広告運用などを通じてクリニックの認知度を向上させる支援も行います。

事務長代行と事務代行の違い

事務長代行と事務代行の違いは、その業務範囲と役割にあります。

以下の表は、事務長代行と事務代行の違いを簡易的に表でまとめました。

事務長代行は、クリニックの経営管理をサポートし、経営戦略の立案や財務管理、スタッフのマネジメントなど、組織運営全般に関わる業務を代行します。
院長のパートナーとして、長期的な経営目標の実現に向けて貢献します。

一方、事務代行は、日常的な事務作業のサポートに特化しています。
書類作成やスケジュール管理、備品の手配、レセプトの補助など、実務的な業務を代行しますが、経営に関わる判断や戦略的な助言は含まれません。

経営管理が求められる場合には事務長代行が、日常業務のサポートが必要な場合には事務代行が適しています。

事務長代行サービスのおすすめは【レンタル事務長さん】

【レンタル事務長さん】は、クリニックや病院に特化した事務長代行サービスを提供しており、必要に応じて事務管理をサポートする柔軟な選択肢です。
特に中小規模の医療機関では、専任の事務長を雇用することが難しく、経営管理に困るケースが多く見られます。

その点、【レンタル事務長さん】は、コストを抑えながら、クリニック運営を支えるプロフェッショナルなサポートを提供しています。

【レンタル事務長さん】が提供できるサービス内容

【レンタル事務長さん】では、クリニックや病院の運営に必要な幅広い業務をサポートしています。

1. 総務・経理

総務・経理分野では、

• リサーチを通じた経営判断のサポート
• 取引先との外部対応
• 勤怠管理
• 請求書管理
• 振込代行
• 経理清算

など、包括的に業務をカバーしています。

これにより、院長や経営者の負担を軽減し、効率的な運営を支援します。

2. 人事・採用

人事・採用面では、

• 求人広告の作成
• 応募者管理
• 連絡対応
• 面接の日程調整
• 従業員からの相談窓口業務
• 契約書の作成

を代行します。

これにより、人材採用から従業員の管理まで、一貫してサポートする体制を整えています。

3. SNS・デザイン

SNSやデザイン業務も行っており、

• 院内POPやチラシ
• リーフレット
• ポスターなどの制作

をサポートします。
さらに、SNS用の投稿素材を作成し、実際のSNS投稿の運用代行も行います。

これにより、クリニックの認知度向上やブランディング強化が図れます。

4. 集客・PR

集客・PR活動においては、

• リスティング広告
• SEO・MEO対策
• ポスティング
• ビラ配り
• HP運用

などを通じて、集客施策を提供します。
地域やオンラインでの認知を高め、クリニックの集客力を強化する取り組みを実施しています。

5. 経営支援

数多くのクリニックの支援実績から、長期的且つ持続可能な形で成功するクリニックのノウハウをベースに、あらゆる経営支援を提供します。

財務から現状の売上分析、新しいメニューの導入から、開業医の先生の資産構築など、幅広い支援を受けることができます。

【レンタル事務長さん】導入までのステップ

1. 無料相談・プラン提案

まずは、クリニックや病院の現状の課題やニーズをヒアリングします。
それを基に、サポートプランをご提案いたします。

2. ご契約手続き

提案内容をご確認いただいた後、正式な契約手続きを進めます。
契約内容や条件を十分にご納得いただいた上で契約をいたします。

3. キックオフミーティングの実施

サポート開始前に、最終的な内容確認やサポートの流れを打ち合わせるミーティングを行います。

また、弊社チームの結成や業務体制の整備もこの段階で進めます。

4. サポート開始

サポート業務を開始します。

定期的な打ち合わせや業務報告を行いながら、クリニックの運営にサポートを提供していきます。
業務内容の改善や調整も随時行い、柔軟に対応します。

【レンタル事務長さん】料金形態

※初期費用として一律15万円（税抜）が発生

事務長代行サービスのメリット・デメリット

事務長代行サービスは、クリニックや病院の運営において重要な役割を果たしますが、全ての医療機関にとって解決策になるとは限りません。

ここでは、事務長代行サービスを導入する際の主なメリットとデメリットについて詳しく解説します。

事務長代行サービス｜メリット

事務長代行サービスのメリットは、コスト効率と柔軟性です。
クリニックや病院は、必要な期間や業務に合わせて外部の専門家に依頼できるため、常勤の事務長を雇用する際にかかる人件費を削減できます。
さらに、プロフェッショナルな知識を持つスタッフが経営や財務をサポートするため、院長や医療従事者が本来の業務に専念できる環境が整います。

特定のプロジェクトや短期的なサポートが必要な場合にも、迅速かつ柔軟に対応できる点は、多くの医療機関にとって魅力です。

事務長代行サービス｜デメリット

一方で、事務長代行サービスにはいくつかのデメリットもあります。
まず、外部業者に依頼することで、組織内の一体感や迅速なコミュニケーションが難しくなることがあります。

また、外部サービスであるため、継続的に利用する場合はその都度コストがかかり、結果として長期的な利用は割高になることがあります。
さらに、業者選びが重要で、適切な代行サービスを選ばないと期待される成果が得られないリスクも考えられます。

事務長代行サービスを利用する際の注意点

事務長代行サービスを活用するためには、いくつかの注意点を考慮する必要があります。
まず、代行サービスを利用する前に、どの業務を委託するかを明確にしておくことが重要です。

特に、経営管理や財務、労務管理などの重要業務については、代行サービスのサポート範囲を事前にしっかりと確認しましょう。

事務長代行サービスのおすすめの選び方4選

事務長代行サービスを選ぶ際には、クリニックや病院のニーズに合った業者を見極めることが重要です。
事務長代行サービスは、経営や事務作業を効率的に進めるために大きな役割を果たしますが、そのサービス内容や品質は業者によって異なります。

ここでは、事務長代行サービスを選ぶ際に考慮すべきポイントについて詳しく解説します。

1. サービス内容の確認

事務長代行サービスを選ぶ際にまず確認すべき点は、提供されるサービス内容です。
クリニックや病院によって必要なサポートは異なり、経営管理から人事、総務、広報業務まで幅広い分野で代行が求められます。

そのため、業者が提供するサービスが、自院のニーズに対応しているかどうかをしっかり確認することが重要です。

また、事務長代行業者が医療機関に特化した専門知識を持っているかどうかも重要なポイントです。
医療分野における法令順守や特有の業務に精通している業者を選ぶことで、運営がよりスムーズに進むでしょう。

2. 実績と評判をチェックする

次に確認すべきは、業者の実績や評判です。

実績が豊富で信頼できる業者であれば、過去のクライアントからの評価や実際の事例が確認できるはずです。
特に医療機関での事務長代行サービスを専門とする業者の場合、同業他社の事例や成果を参考にすることが効果的とされます。
さらに、実際にサービスを利用したクリニックや病院の口コミやレビューを調べることで、業者の信頼性を確認しましょう。

長期間にわたる信頼関係を築ける業者を選ぶことが、サービスの成功に繋がります。

3. 契約内容やコストを明確に把握する

事務長代行サービスを選ぶ際、契約内容とコスト面の確認も欠かせません。
契約の内容が曖昧だったり、追加費用が発生するケースもあるため、事前に契約書をしっかりと確認し、どのようなサービスが含まれているか、どの範囲で料金が発生するのかを明確にしておく必要があります。

また、コスト面では、自院の予算に応じた適切なサービスを選ぶことが大切です。
料金が安くても、必要なサービスが十分に提供されない場合、最終的には経営に悪影響を与える可能性があるため、サービスの質と価格のバランスを見極めましょう。

4. コミュニケーションとサポート体制の充実

事務長代行業者とのコミュニケーションやサポート体制の充実も、業者選びの重要なポイントです。
代行サービスを利用する際には、日々の運営において迅速な対応が求められるため、スムーズなコミュニケーションが取れるかどうかが重要になります。

特に問題が発生した際に、迅速に対応してもらえるサポート体制が整っている業者を選ぶことで、安心して業務を委託できます。

また、業者の対応力やフレキシブルなサポートがどの程度提供されるのかも確認し、長期的に信頼できるパートナーを選ぶことが、クリニックや病院の運営を安定させる鍵となります。

事務長を直接雇用する場合との違い

事務長代行サービスを利用するか、事務長を直接雇用するかは、クリニックや病院の経営方針やニーズによって大きく異なります。
事務長代行には柔軟性やコスト削減のメリットがある一方、直接雇用には社内での一貫した経営管理やコミュニケーションのメリットがあります。

ここでは、事務長を直接雇用する場合との違いについて、費用や業務範囲、柔軟性などの観点から詳しく解説します。

コストの違い

事務長を直接雇用する場合、給与や福利厚生、ボーナスなど、固定的な人件費がかかります。

一方、事務長代行サービスを利用すれば、必要な期間や業務に応じた料金で利用でき、コストを抑えられます。

また、採用にかかる時間や手間も削減されるため、短期的に即戦力を求める場合には代行サービスが有利です。
ただし、長期的に考えると、直接雇用の方がコスト効率が良くなるケースもあるため、自院の運営状況や予算を考慮する必要があります。

業務の柔軟性

事務長代行サービスの大きな強みは、必要な期間だけ柔軟に業務を委託できる点です。
繁忙期や特定のプロジェクトでのサポートが必要な場合、代行サービスはその都度適切な対応が可能です。

一方、直接雇用された事務長は、長期間にわたり継続的に業務を行うため、クリニックの経営方針に深く関われます。
業務の幅が広がり、細かな経営戦略の立案や日々のオペレーションを一貫してサポートすることが可能です。

コミュニケーションと組織の一体感

直接雇用された事務長は、社内メンバーとして日々のコミュニケーションを通じて組織の一体感を醸成する役割を担います。
院長や他のスタッフと緊密に連携し、長期的な視点でクリニックの成長をサポートします。

一方で、事務長代行サービスの場合、外部業者としての立場があるため、組織内部の文化や価値観に即座に適応することが難しい場合があります
長期的な関係構築が求められる経営管理では、直接雇用の方が一体感を持った運営が期待されます。

責任範囲の違い

直接雇用の事務長は、組織内での責任が大きく、クリニックや病院の経営全般に関わる業務を一手に引き受けます。
経営戦略の立案、スタッフのマネジメント、財務管理、労務対応など、多岐にわたる責任を持ち、日常業務のすべてに関与します。

一方、事務長代行サービスの場合は、契約範囲に応じた業務に限定されるため、責任範囲が明確です。
ただし、すべての業務を包括的に代行するわけではないため、院長や他のスタッフが補う部分も生じる可能性があります。

このように、事務長代行サービスと直接雇用にはそれぞれに異なるメリットとデメリットがあり、クリニックや病院の状況に応じて選択をすることが重要です。

事務長代行まとめ

ここまで事務長代行サービスについてご紹介しました。
要点を以下にまとめます。

• 事務長代行とは、クリニックや病院の運営に必要な事務業務を外部の専門家に委託し、経営サポートや人事、経理、広報などを代行することで、業務効率を高めるサービス
• 【レンタル事務長さん】は、クリニックや病院向けに特化した事務長代行サービスを提供し、総務・経理から集客PRまで幅広くサポートし、コストを抑えつつ、経営管理のプロフェッショナルな支援が受けられる
• 事務長代行サービスのメリットは、コスト効率や柔軟な対応が可能で、専門的なサポートを提供する点であり、一方、デメリットとして、コミュニケーション不足や長期利用時のコスト増が挙げられる

これらの情報が少しでも皆さまのお役に立てば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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